104 Phổ Quang, P.2, Quận Tân Bình, TPHCM
ttax.vn@gmail.com
0904.951.920

Hướng dẫn thủ tục tăng, giảm BHXH và Chốt sổ BHXH

Luật bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ban hành ngày 20/11/2014 hiệu lực thi hành ngày 01/01/2016 thì sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này. Qua bài viết này TTAX sẽ hướng dẫn thủ tục tăng giảm BHXH và Chốt sổ BHXH cập nhật mới nhất hiện nay cho doạnh nghiệp.

Thủ tục tăng giảm BHXH và một số quy định cần lưu ý

Thủ tục tăng giảm BHXH, mốc thời gian báo tăng giảm, thời gian gian giải quyết và một số quy định liên quan.

THỦ TỤC TĂNG GIẢM, CHỐT BHXH

Một số quy định và thông tin cần lưu ý

Mốc thời hạn báo tăng giảm BHXH 2020

Trong năm 2020, mốc thời hạn cho phép khai báo tăng hay giảm BHXH được quy định rất rõ ràng. Khi có phát sinh tăng giảm lao động, đơn vị phải tiến hành nộp hồ sơ thông báo với Cơ quan bảo hiểm chậm nhất là vào ngày 1 tháng sau.

Trong trường hợp để không phải đóng bổ sung giá trị bảo hiểm của tháng sau, hãy tiến hành thông báo mức thay đổi từ ngày 28 tháng đó. Tuy nhiên, sau khi thông báo hoàn tất sẽ không được quyền thông báo phát sinh cho tháng trước nữa.

Thời hạn cuối cùng để báo tăng – giảm mức đóng BHXH của năm 2020 là ngày 01/12/2020. Sau đó, các thủ tục sẽ được chuyển sang năm sau.

Thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH

Trong vòng 5 ngày làm việc, người nộp hồ sơ sẽ nhận được kết quả.

Đối với báo tăng: Người nộp hồ sơ sẽ nhận được sổ BHXH và thẻ BHYT. Nếu nhân viên báo tăng trước đây đã từng tham gia bảo hiểm xã hội và đã có sổ BHXH thì họ chỉ nhận được thẻ BHYT. Vì mỗi một người lao động tham gia BHXH chỉ được cấp 1 sổ BHXH. Trong trường hợp người lao động làm mất hoặc thất lạc thì phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH.

Đối với báo giảm: Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm cho nhân viên, nếu nhân viên nghỉ hẳn, công ty làm hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên (theo phiếu giao nhận hồ sơ 620) và nộp lên cơ quan BHXH quản lý cùng với sổ BHXH. Trong trường hợp nhân viên nghỉ thai sản hoặc nghỉ do ốm đau trên 14 ngày, công ty sẽ báo giảm cho nhân viên. Sau thời gian thai sản hoặc ốm đau, nhân viên đi làm trở lại thì công ty làm thủ tục báo tăng.

Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục tăng giảm BHXH chuẩn nhất hiện nay

Hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH cần chuẩn bị

Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bao gồm:

Hồ sơ báo tăng nhân viên đóng BHXH

Trong trường hợp số lao động trong DN phát sinh tăng, người chịu trách nhiệm cần có hồ sơ với những loại giấy tờ sau:

  • Hợp đồng lao động giữa người lao động với DN. Bản hợp đồng này bắt buộc phải có chữ ký của hai bên và con dấu.
  • Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên. (nếu có)
  • Thông tin cá nhân của nhân viên báo tăng. Những thông tin này cần được điền hoàn tất theo bản mẫu 600a – Phiếu giao nhận hồ sơ của Luật BHXH.

Hồ sơ báo giảm nhân viên đóng BHXH

Nếu có phát sinh giảm người đóng BHXH, DN cần chuẩn bị các loại giấy tờ dưới đây:

  • Thông tin cá nhân của nhân viên báo giảm. Cần hoàn thiện theo mẫu phiếu giao nhận hồ sơ 600a của Luật BHXH ban hành năm 2014.
  • Quyết định thôi việc của doanh nghiệp đối với nhân viên báo giảm bảo hiểm xã hội.
  • Sổ BHXH của người lao động để hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người có trách nhiệm cần tiến hành làm thủ tục đầy đủ. Từ đó nhanh chóng hoàn thành nghĩa vụ BHXH của công ty một cách trọn vẹn nhất.

Thủ tục tăng, giảm BHXH

Để báo cáo việc tăng giảm lao động để thay đổi BHXH, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự dưới đây.

  • Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ cần thiết cho công việc.
  • Nộp hồ sơ lên cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội đang chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp công ty của bạn.
  • Nhận hồ sơ, kết quả trả lại từ cơ quan có thẩm quyền.
  • Thông báo đến người lao động kết quả và trả lại họ những giấy tờ (như Sổ BHXH, thẻ BHYT …) mà công ty còn nắm giữ.

Sau khi xong thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp hồ sơ qua mạng/ online

Hiện tại, hình thức nộp hồ sơ qua mạng/ online đã có mặt ở hầu hết các cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp Quận – Huyện. Muốn nộp hồ sơ theo hình thức này, DN cần tải và sử dụng phần mềm kê khai BHXH. Việc này được thực hiện như sau:

  • Truy cập vào Website: https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn. Sau đó, tiến hành đăng ký thông tin doanh nghiệp, đăng ký tài khoản giao dịch điện tử dành cho công ty của mình.
  • Tải phần mềm kê khai Bảo hiểm Xã hội về máy tính của công ty. Có rất nhiều phần mềm đang được sử dụng rộng rãi. Nhưng phần mềm được ưa chuộng nhất là Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH do Tổng cục BHXH phát hành hoàn toàn miễn phí và cần có Chữ ký số để ký và nộp hồ sơ lên Cơ quan BHXH.
  • Xuất phần kê khai ra file hồ sơ.
  • Kê khai bổ sung những thông tin cần thiết để cơ quan BHXH xử lý và giải quyết.

Việc giải quyết các thủ tục tăng giảm BHXH và các thủ tục khác tương đối rườm rà và phức tạp nếu đơn vị không có Nhân sự chuyên sâu để nắm vững các Chính sách BHXH và lo liệu công việc. Nếu DN đang gặp khó khăn hãy tham khảo dịch vụ BHXH của TaxPlus

Thủ tục chốt sổ BHXH

Chốt sổ BHXH (bảo hiểm xã hội) là việc cần làm trong một số trường hợp cụ thể là khi người lao động nghỉ việc, đơn vị thuê lao động cần nhanh chóng chốt sổ bảo hiểm. Bản chất của việc này chính là ghi lại quá trình đóng, hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm của người lao động.

THỦ TỤC TĂNG GIẢM, CHỐT BHXH

Việc này được thực hiện khi một người lao động không còn làm việc ở công ty hay cơ sở nào đó nữa. Ngoài lý do người lao động nghỉ việc, bị cho thôi việc thì chốt sổ bảo hiểm cũng áp dụng cho trường hợp công ty đóng cửa hay doanh nghiệp bị giải thể.

Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản không thể tiến hành chốt sổ BHXH cho người lao động). Sau khi chấm dứt hợp đồng với người lao động, cần nhanh chóng tiến hành thủ tục chốt sổ BHXH.

Một số lưu ý bạn cần biết trước khi thực hiện việc chốt sổ BHXH

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Theo đó, trong vòng 7 ngày hoặc chậm nhất là 1 tháng, công ty bạn có nghĩa vụ phải hoàn trả sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Hồ sơ báo chốt bảo hiểm xã hội bao gồm

Khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì người sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty. Hồ sơ bao gồm:

– Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản

– Tờ bìa sổ BHXH

– Các tờ rời của sổ ( nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).

– Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 bản

Trong quá trình này thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Sau khi hoàn tất hồ sơ thì người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Trong vòng 7 ngày làm việc sau thời hạn chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động thì thì người sử dụng lao động cần có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động.

Hình thức nộp hồ sơ báo chốt sổ bảo hiểm xã hội

Người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, khi chốt xong, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.

Tuy nhiên trước khi báo chốt thì doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm lao động trước, thủ tục báo giảm gồm:

– Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, số lượng 1 bản

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, số lượng 1 bản

– Thẻ BHYT (nếu còn hạn sử dụng), 1 bản 1 người

– Quyết định/ Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động bản sao, 1 bản 1 người

Có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Thủ tục chốt sổ BHXH nhanh nhất cho người lao động 2020

Bước 1: Để chốt sổ BHXH cho người lao động 2020 doanh nghiệp cần thì bạn cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó.

THỦ TỤC CHỐT BHXH

Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:

  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS theo QĐ 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế QĐ 959)
  • Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hơp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)
  • Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)
  • Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

– Sổ bảo hiểm xã hội;

– Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS);

Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan BHXH qua phần mềm BHXH hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết.

Hiện nay, thời gian xác nhận sổ BHXH là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Lưu ý: Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động luôn thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần, BHXH sẽ giải quyết 2 bước này nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH. Khi người lao động thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là đến 30 ngày), nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.