Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đã sử dụng chữ ký số để thực hiện những thủ tục hành chính online như bảo hiểm, báo cáo thuế,… với cơ quan quản lý nhà nước. Chúng ta hãy cùng Ttax tìm hiểu về chữ ký số để thấy được vai trò quan trọng của công cụ này đối với doanh nghiệp.
Mục lục
Chữ ký số là gì? Token chữ ký số là gì?
Chữ ký số hay còn được gọi với tên Token chữ ký số là một loại phương tiện được sử dụng nhằm mục đích xác thực, nhận dạng người gửi tin nhắn hay người có thẩm quyền ký tài liệu. Token chữ ký số giúp đảm bảo cho nội dung gốc của tin nhắn hay văn bản sẽ không bị thay đổi.
Chữ ký số là phương tiện rất dễ dàng chuyển giao khi cần và không thể bị sao chép bởi bất kỳ người nào. Chữ ký số có chức năng tự động dán nhãn thời gian, luôn đảm bảo tài liệu gốc đã được gửi đến nơi nhận và ngay cả người gửi cũng không thể dễ dàng phủ nhận nó sau này.
Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?
Hiện nay, chữ ký số có giá trị về mặt pháp lý như chữ ký tay và đang phục vụ cho nhu cầu ký các văn bản điện tử của tổ chức, doanh nghiệp trong các lĩnh vực như:
- Lĩnh vực kê khai thuế, nộp thuế qua mạng và thuế điện tử;
- Lĩnh vực hải quan điện tử;
- Lĩnh vực bảo hiểm xã hội điện tử;
- Lĩnh vực hóa đơn điện tử.
Để có thể nộp các loại hồ sơ, tờ khai qua mạng cho các cơ quan quản lý thuế, hải quan hay bảo hiểm xã hội,… thì doanh nghiệp cần phải thực hiện ký số trước khi nộp.
Bên cạnh việc được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số còn được sử dụng trong nội bộ của công ty hay đơn vị có ứng dụng giao dịch bằng chữ ký số cá nhân.
Chứng thư số và nội dung chứng thư số
Chứng thư số loại loại chứng thư điện tử được các tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ chứng thực cho chữ ký số cấp. Chứng thư số có vai trò giống như là một “chứng minh thư” để đơn vị sử dụng trong môi trường máy tính cũng như Internet. Phương tiện này được dùng để nhận diện cho một cá nhân, một máy chủ hoặc các đối tượng khác. Chứng thư số có gắn định danh của đối tượng được cấp với một public key và được cấp bởi các tổ chức có thẩm quyền.
Chứng thư số có chứa khóa bí mật và phải được lưu trữ trong các thiết bị phần cứng chuyên dụng như là USB Token hay SmartCard. Các thiết bị chuyên dụng này sẽ giúp chứng thư số không bị copy hoặc bị virus phá hỏng. Chứng thư số bao gồm các nội dung sau:
- Tên;
- Số hiệu (hay còn gọi là số seri) của chứng thư số;
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số;
- Tên của đơn vị chứng thực chữ ký số;
- Chữ ký số của đơn vị chứng thực chữ ký số;
- Các thư quy định hạn chế về mục đích và phạm vi sử dụng của chứng thư số;
- Các hạn chế quy định về trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực cho chữ ký số;
- Các nội dung khác theo như quy định hiện hành của Bộ Thông Tin Truyền Thông.
Đăng ký chữ ký số
Hồ sơ để đăng ký chữ ký số của tổ chức và doanh nghiệp bao gồm:
- Bản sao công chứng của Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc là Giấy phép hoạt động;
- Bản sao có công chứng của Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế;
- Bản sao công chứng của chứng minh thư nhân dân hay thẻ căn cước, hộ chiếu của người đại diện pháp lý.
Sau khi có đủ các loại giấy tờ trên thì tổ chức hay doanh nghiệp nộp tại các đơn vị đã được cấp phép hoạt động cung cấp dịch vụ chữ ký số như là Viettel, VNPT,… và nộp phí theo quy định của đơn vị cung cấp dịch vụ đó.
Dịch vụ kế toán trọn gói Trust:
Công ty kế toán Ttax chuyên cung cấp các dịch vụ kế toán trọn gói – tư vấn thuế – thành lập công ty uy tín tại TPHCM. Công ty bạn vừa mới thành lập chưa có một đội ngũ chuyên viên kế toán chuyên nghiệp để giải quyết các vấn đề về kế toàn thuế. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và đội ngũ chuyên viên kế toán giỏi chúng tôi sẽ mang đến cho bạn nhưng dịch vụ tốt nhất và chất lượng.
Cách sử dụng chữ ký số
Bước 1: Tải phần mềm ký chữ ký số
Bước 2: Giải nén, sau đó nhấn chuột phải vào mục Digital.exe, chọn Run as administrator (do phải đọc dữ liệu từ chiếc USB token nên tài khoản window của bạn cần có quyền administator).
Bước 3: Nếu thấy xuất hiện báo màn hình bảo vệ của window thì hãy nhấn vào more info, sau đó nhấn run anyway.
Nếu thấy tiếp tục xuất hiện thêm trên màn hình yêu cầu về cho phép chạy chương trình thì hãy nhấn cho phép chạy.
Bước 4: Cắm USB Token vào máy và chạy chương trình USB TOKEN .
Bước 5: Trên giao diện của chương trình, hãy nhấn Tìm TOKEN và Chọn TOKEN của đơn vị mình, sau đó Chọn file PDF đã được tải về từ hệ thống và Ký PDF
Bước 6: Chọn đường dẫn để lưu file đã ký.
Trong quá trình thao tác nếu thấy thông báo là TOKEN không hợp lệ thì bạn hãy gỡ cài đặt của chương trình USB TOKEN và thực hiện cài lại.
Bước 7: Nhập mã PIN của thiết bị USB Token, nếu đã nhập đúng và đã ký thành công thì sẽ xuất hiện giao diện thông báo thao tác thành công.
Nếu bạn xuất hiện thêm thông báo mã PIN đã bị khóa thì hãy liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để được mở khóa.
Kiểm tra thời hạn chữ ký số
Điều kiện để kiểm tra thời hạn chữ ký số thì máy tính cần có internet hoặc là Chữ ký số. Bạn có thể kiểm tra thời hạn chữ ký số bằng 2 cách sau:
Cách 1: Có internet mà nhưng không có thiết bị chữ ký số
Bước thứ nhất: Bạn vào trang web: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ và thực hiện đăng nhập vào tài khoản thuế của đơn vị mình:
Bước thứ hai: Download một tờ khai bất kỳ của đơn vị đã nộp với cơ quan thuế
Bước thứ ba: Kiểm tra thời hạn của chứng thư số như hình dưới:
Cách 2: Có thiết bị chữ ký số nhưng không có internet
Bước thứ nhất: Cắm thiết bị chữ ký số và cài đặt phần mềm của chữ ký số.
Bạn sử dụng Chữ ký số của đơn vị cung cấp nào thì cài đặt phần mềm của đơn vị đó và thông thường phần mềm đã được tích hợp kèm theo chữ ký số.
Dưới đây là một ví dụ về phần mềm NewCA để bạn tham khảo:
Bước thứ hai: Đăng nhập thiết bị Chữ ký số, hãy sử dụng mã pin để đăng nhập. Ví dụ như phần mềm của NewCA dưới đây:
Bước thứ ba: Xem thời hạn của chứng thư số
Với cách làm trên thì cho dù máy tính của bạn không có kết nối internet, bạn vẫn có thể kiểm tra được thời hạn sử dụng của chữ ký số.
Các đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín
Dưới đây là danh sách các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín trên thị trường và bảng giá để bạn tham khảo.
Bảng giá chữ ký số FPT
Tập đoàn FPT luôn là doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Vì vậy, dịch vụ cung cấp Chữ ký số FPT sở hữu ưu điểm vượt trội như: Xử lý tập tin nhanh, tính bảo mật cao,…
Bảng giá Chữ ký số FPT dành cho doanh nghiệp thực hiện đăng ký mới
| Gói dịch vụ | Thời hạn 1 năm | Thời hạn 2 năm | Thời hạn 3 năm |
| Đăng ký mới | 1.120.000 đồng | 1.600.000 đồng | 1.990.000 đồng |
| FPT.CA Token | 500.000 đồng | 500.000 đồng | Miễn phí |
| Cộng chi phí | 1.620.000 đồng | 2.100.000 đồng | 1.990.000 đồng |
| Thuế VAT (10%) | 162.000 đồng | 210.000 đồng | 199.000 đồng |
| Tổng tiền | 1.782.000 đồng | 2.310.000 đồng | 2.189.000 đồng |
Bảng giá Chữ ký số FPT dành cho doanh nghiệp thực hiện gia hạn
| Gói dịch vụ | Thời hạn 1 năm | Thời hạn 2 năm | Thời hạn 3 năm |
| Gói cước gia hạn | 1.120.000 đồng | 1.600.000 đồng | 1.990.000 đồng |
| Thuế VAT 10% | 112.000 đồng | 160.000 đồng | 199.000 đồng |
| Tổng tiền | 1.232.000 đồng | 1.760.000 đồng | 2.189.000 đồng |
Bảng giá chữ ký số NewCA
NewCA là đơn vị được thành lập năm năm 2012. Thương hiệu chữ ký số NewCA đã nhận được sự tin tưởng và lựa chọn của nhiều doanh nghiệp.
Bảng giá Chữ ký số NewCA dành cho doanh nghiệp thực hiện đăng ký mới
| Giá cước | Thời hạn 1 năm | Thời hạn 2 năm | Thời hạn 3 năm |
| Giá cước chưa bao gồm VAT | 1.600.000 đồng | 2.400.000 đồng | 2.700.000 đồng |
| Giá cước đã bao gồm VAT | 1.760.000 đồng | 2.640.000 đồng | 2.970.000 đồng |
Bảng giá Chữ ký số NewCA dành cho doanh nghiệp thực hiện gia hạn
| Giá cước | Thời hạn 1 năm | Thời hạn 2 năm | Thời hạn 3 năm |
| Giá cước chưa bao gồm VAT | 1.159.000 đồng | 1.900.000 đồng | 2.700.000 đồng |
| Giá cước đã bao gồm VAT | 1.275.000 đồng | 2.090.000 đồng | 2.970.000 đồng |
Bảng giá chữ ký số Viettel
Nhắc đến đơn vị cung cấp dịch vụ Chữ ký số không thể bỏ qua Chữ ký số Viettel. Dịch vụ chữ ký số của Viettel luôn nhanh chóng, bảo mật và rất tiện dụng nhất.
Bảng giá Chữ ký số Viettel dành cho doanh nghiệp thực hiện đăng ký mới
| Gói dịch vụ | Thời hạn 1 năm | Thời hạn 2 năm | Thời hạn 3 năm |
| Giá trọn gói đăng ký mới | 1.590.000 đồng | 2.390.000 đồng | 2.590.000 đồng |
Bảng giá Chữ ký số Viettel dành cho doanh nghiệp thực hiện gia hạn
| Gói dịch vụ | Thời hạn 1 năm | Thời hạn 2 năm | Thời hạn 3 năm |
| Giá trọn gói gia hạn | 1.190.000 đồng | 1.890.00 đồng | 2.490.000 đồng |
Những lưu ý và hiểu nhầm của doanh nghiệp về chữ ký số
+ Bảo mật các thông tin liên quan đến chữ ký số
Vấn đề đảm bảo về an toàn thông tin của chữ ký số token là vô cùng quan trọng. Bởi nếu bạn để lộ thông tin thì hoạt các hoạt động kinh doanh của công ty cũng sẽ bị ảnh hưởng.
+ Thời hạn sử dụng chữ ký số
Thời hạn sử dụng chữ ký số chiếm vai trò rất quan trọng để thực hiện các hoạt động giao thương online. Do đó, bạn cần phải luôn đảm bảo rằng chữ ký số của công ty được gia hạn trước khi hết hiệu lực.
+ Quy trình sử dụng chữ ký số để tạo tờ khai thuế
Bạn hãy ghi nhớ việc đăng ký tờ khai chỉ được diễn ra 1 lần nên bạn cần phải cân nhắc xem doanh nghiệp của mình có nhu cầu sử dụng những loại tờ khai nào, ví dụ như: Giá trị gia tăng, Tờ khai quyết toán thuế TNCN, …. Bạn không nên đăng ký một cách tràn lan hay quá nhiều.
+ Mỗi chữ ký số chỉ nên dùng cho 1 doanh nghiệp
Chữ ký số được xem như một con dấu riêng của tổ chức hay doanh nghiệp. Do đó, vấn đề quản lý chữ ký số cũng như quản lý con dấu. Mỗi doanh nghiệp cần sử dụng 1 USB token riêng biệt để tránh nhầm lẫn hay sử dụng chữ ký số bất hợp pháp.
Với các thông tin được cung cấp như trên về chữ ký số cũng như cách sử dụng và quản lý Token chữ ký số, Ttax tin rằng đã giúp bạn hiểu hơn về loại thiết bị đang ngày càng được sử dụng phổ biến này. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn và cần tư vấn thêm bất kỳ nội dung nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được trợ giúp nhanh nhất.
