104 Phổ Quang, P.2, Quận Tân Bình, TPHCM
ttax.vn@gmail.com
0904.951.920

Hóa đơn là gì? Hướng dẫn viết hóa đơn và xử lý khi viết sai hóa đơn

Hòa đơn là gì? các loại hóa đơn phổ biến trong doanh nghiệp. Hướng dẫn cách viết hóa đơn và xử lý khi viết sai hóa đơn chi tiết nhất.

Hóa đơn đỏ, các hình thức và mẫu hóa đơn mới nhất theo thông tư 39/2020

hóa đơn là gì các mẫu hóa đơn

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn (Tiếng Anh: Bill) là một loại giấy từ yêu cầu thanh toán các loại hàng hóa với số lượng và đơn giá liệt kê chính xác theo giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành, khi bên mua thanh toán thì bên bán sẽ sác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có tác dụng như là biên lai hoặc biên nhận.

Ngoài ra ta có thể hiểu hóa đơn qua cách phân tích từ:

Hóa trong hàng hóa được hiểu và sản phẩm được cung cấp.

Đơn là bảng kê hay được hiểu là bảng thống kê hàng hóa. Khóa học kế toán cho người mới bắt đầu

Hóa đơn được hiểu là bảng liệt kê các hàng hóa dịch vụ kèm theo giá được bên bán chuyển cho bên mua để làm bằng chứng.

Thường trên hóa đơn sẽ có các nội dung như:

  • Thông tin về hoá đơn và xác nhận giao dịch thực hiện Loại hoá đơn; số hoá đơn để có thể chứng nhận là hoá đơn được in, phát hành một cách hợp pháp bởi tổ chức, cá nhân có trách nhiệm; Ngày lập hoá đơn; chữ ký người bán; chữ ký người mua để xác nhận hoá đơn được lập một cách hợp pháp, theo đúng quy định của pháp luật.
  • Thông tin về người bán Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web (website) và địa chỉ thư điện tử (email) để có thể xác định chính thức nếu có để tiện trao đổi thông tin qua mạng)
  • Thông tin về hàng hoá, dịch vụ bán hoặc cung ứng Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.
  • Thông tin về người mua Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán.

Các loại mẫu hóa đơn đỏ phổ biến thường sử dụng trong doanh nghiệp

Dưới đây là các loại hóa đơn thương mại thường gặp nhất trong mô hình kinh doanh nhỏ lớn.

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

  • Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
  • Hoạt động vận tải quốc tế;
  • Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
  • Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng

mẫu hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dùng để bán hàng hóa, dịch vụ dùng cho các đối tượng như:
  • Doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
  • Doanh nghiệp trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Phiếu thu tiền

phiếu thu

Thường là phiếu thu cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn bán lẻ

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn người bán xuất cho người mua khi người đi mua hàng. Hóa đơn bán lẻ không có giá trị nhiều về mặt pháp lý và không được chi cục thuế quản lý.

mẫu hóa đơn bán lẻ

Những hóa đơn không được kê khai khấu trừ thuế mà chỉ được hạch toán nội bộ tại đơn vị mua bán. Thường được sử dụng ở các cửa hàng lẻ, shop bán nhỏ và không do Bộ tài chính phát hành. Hóa đơn bán hàng lẻ được sử dụng trực tiếp giữa người bán và mua hàng khi thanh toán.

Các loại hóa đơn khác

Ngoài những háo đơn trên thì còn rất nhiều loại hóa đơn khác như:

Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, hóa đơn vat, hóa đơn điện tử vnpt, fpt, viettel, vietjet, bkav, misa,  petrolimex, hóa đơn tiền nước, tiền điện…

 

Các hình thức hóa đơn

a) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; cách tính thuế xuất khẩu. ( Lưu ý theo thông tư số 39 về hóa đơn điện tử quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định chỉ doanh nghiệp có vốn từ 15 tỷ đồng mới được tự in hóa đơn)

b) Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Ngoài ra có thể tham khảo thêm tại Nghị định 119 năm 2018 về hóa đơn điện tử.

Để biết thêm thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử là gì? cách sử dụng, hướng dẫn, quy định, thủ tục lập hóa đơn, báo cáo tình hình, tra cứu hóa đơn điện tử và thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mời các bạn tìm hiểu bài viết:

Hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục đăng ký lưu ý sử dụng hóa đơn điện tử

c) Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Cách viết hóa đơn theo mẫu mới nhất hiện nay

Sau đây là cách viết hóa đơn được cập nhật chi tiết nhất hiện nay.

Cách viết hóa đơn bán hàng

Chỉ tiêu “Ngày tháng năm” :
– Hoạt động bán hàng : là ngày chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa.
– Hoạt động cung cấp dịch vụ : Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
– Hoạt động xây dựng : Là ngày nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình

Chỉ tiêu “Họ tên người mua hàng” : ghi đầy đủ họ tên người mua hàng, nếu người mua không lấy hóa đơn ghi rõ“người mua không lấy .hóa đơn” hoặc “ người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mả số thuế”

Chỉ tiêu “Tên đơn vị” : ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của người mua

Chỉ tiêu “Mã số thuế” : Ghi mã số thuế của đơn vị mua hàng

Chỉ tiêu “Địa chỉ” : Ghi đầy đủ địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Trường hợp viết tắt : Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Chỉ tiêu “Hình thức thanh toán” : Ghi “CK” nếu thanh toán qua ngân hàng; ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt; ghi “TM/CK” nếu chưa xác định hình thức thanh toán.
Lưu ý : Những hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 20.000.000vnđ trở lên, bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản thì người mua mới được khấu trừ thuế GTGT, hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Chỉ tiêu “Số tài khoản” : có thể bỏ qua hoặc ghi số tài khoản của đơn vị mua hàng.

Chỉ tiêu “STT” : ghi số thứ tự tăng dần của các loại hàng hóa, dịch vụ

Chỉ tiêu “Tên hàng hóa, dịch vụ” : Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên hàng hóa bán ra như lúc mua vào (tên, ký hiệu, mã)

Ví dụ : Khi mua hàng hóa tên là “Máy vi tính Dell Latitude E7440” thì khi bán ra phải ghi là “Máy vi tính Dell Latitude E7440”

Chỉ tiêu “Đơn vị tính” : ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra, giống như khi mua vào (mua vào là “cái” thì bán ra phải ghi là “cái”). Khi có sự thay đổi đơn vị tính thì phải có bảng qui đổi có xác nhận của nhà cung cấp.

Chỉ tiêu “Số lượng” : ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra

Chỉ tiêu “Đơn giá” : ghi giá bán của 1 đơn vị sản phẩm (giá chưa có thuế GTGT)

Chỉ tiêu “Thành tiền” : Ghi tổng số tiền = đơn giá x số lượng

Sau khi viết xong tất cả nội dung các mặt hàng bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có) bắt đầu từ trái qua phải

Chỉ tiêu “Cộng tiền hàng” : Là tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”

Chỉ tiêu “Thuế suất thuế GTGT” :

– Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%
– Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “ / “
– Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn

Bạn đang xem bài viết: CÁCH VIẾT HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Chỉ tiêu “Tiền thuế GTGT” : được tính = “Cộng tiền hàng” x “Thuế suất thuế GTGT”, trường hợp không chịu thuế thì gạch chéo “ / “

Chỉ tiệu “Tổng cộng tiền thanh toán” : được tính = “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”

Chỉ tiêu “Số tiền bằng chữ” : Viết số tiền bằng chữ của chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán”

Cách lập, viết hóa đơn bán lẻ, giá trị gia tăng (GTGT)

hóa đơn bán hàng

  1. Tiêu thức “ngày tháng năm”

Kế toán cần phải xác định đúng thời điểm để xuất hoá đơn tránh bị phạt. Thời điểm xuất hoá đơn được xác định như sau:

– Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với cung ứng dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung ứng DV, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng DV thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

– Đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, DV viễn thông, dịch vụ truyền hình:Chậm nhất không quá bảy ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp DV viễn thông, truyền hình.

– Đối với xây dựng, lắp đặt: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý:

+ Nếu giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ     

⇒ Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

+ Đối với tổ chức kinh doanh BĐS, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng

⇒ Ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền

– Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

– Đối với bán xăng dầu, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán: ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên (kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên) nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng

– Đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

2. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán,”

(Theo Điểm 7 Điều 3 TT 26/2015/TT-BTC)

Thông thường thông tin của người bán hàng đã được in sẵn trên hoá đơn

– Tiêu thức “Mã số thuế”: Viết chính xác mã số thuế của bên mua và bên bán

+ Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị trực thuộc.

+ Nếu đơn vị trực thuộc không có MST thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

– Tiêu thức “Tên, địa chỉ”:  ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài thì người bán được viết tắt một số từ như sau:

“Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…

+ Trường hợp bán HHDV từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có)

⇒ Vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

+ Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn

⇒ Cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

3. Tiêu thức “Hình thức thanh toán”

– Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Ghi “TM”

– Nếu chuyển khoản: Ghi “CK”

– Nếu chưa biết rõ hình thức thanh toán: Ghi “TM/CK”

LƯU Ý: Đối với hàng hoá dịch vụ có tổng trị giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thì bên mua bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản để được khấu trừ thuế cũng như tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN

4. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

– “Số thứ tự”: Ghi lần lượt số thứ tự của từng mặt hàng

–  “Tên hàng hoá dịch vụ”: Viết đầy đủ tên hàng hoá dịch vụ như lúc nhập

+ Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý: thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.

+ Với hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

+ Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

– “Đơn vị tính”: Ghi đơn vị tính tương ứng với từng mặt hàng như khi nhập

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hoá đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính

– “Số lượng”: Điền số lượng hàng hoá, dịch vụ

– “Đơn giá”: Ghi đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT

– “Thành tiền”:  bằng “Số lượng” x “đơn giá”

Sau khi điền xong hết cột thành tiền:

►Nếu còn thừa dòng: Các bạn gạch bỏ phần trống còn lại. Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Các cách gạch chéo thường sử dụng:

+ Gạch chéo từ trái qua phải

+ Gạch chéo từ phải qua trái

+ Gạch ngang từ tiêu thức” Số thứ tự, tên hàng hoá dịch vụ” tiếp nối gạch chéo các tiêu thức “đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền” (Thông thường kế toán hay sử dụng cách gạch này)

+ Gạch ngang từ tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hoá dịch vụ” đến tiêu thức “thành tiền” tiếp nối gạch thẳng xuống đến dòng cuối cùng của tiêu thức

►Nếu số dòng trên hoá đơn không đủ để viết, thì các bạn xem tại đây: Cách lập hoá đơn khi danh mục hàng hoá, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hoá đơn

5. Chỉ tiêu “Cộng tiền hàng”

Bằng tổng số tiền ở cột “Thành tiền”

6. Chỉ tiêu “Thuế suất  GTGT”

– Ghi mức thuế suất của hàng hoá dịch vụ phải chịu 0%, 5%, 10%

– Nếu hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế, miền thuế thì gạch chéo (/)

LƯU Ý: Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung một hoá đơn

7. Chỉ tiêu “Thuế GTGT” = “Cộng tiền hàng” x “Thuế suất GTGT”

8. Chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán” “Cộng tiền hàng” + “Thuế suất GTGT”

9. Chỉ tiêu “Số tiền viết bằng chữ”: Viết đúng số tiền ở chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ

10. Tiêu thức “Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)”

– Người đi mua hàng ký

– Đối với trường hợp không mua hàng trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn mà chỉ cần người bán ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX

– Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

11. Tiêu thức “Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)”

-Thủ trưởng đơn vị sẽ ký vào chỉ tiêu này

– Nếu thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo)

12. Đồng tiền ghi trên hoá đơn

– Là Đồng Việt Nam

-Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng Tiếng Việt.

LƯU Ý:

⇒ Trường hợp người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn.

– Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm).

– Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

⇒ Đối với các hoá đơn điều chỉnh do viết sai, hoặc hoá đơn chiết khấu, khuyến mại…. thì tuỳ vào từng trường hợp cụ thể để các bạn viết

⇒ Đối với DN khai, tính thuế GTGT theo PP khấu trừ

– Khi kê khai thuế GTGT các bạn sử dụng mẫu 01/GTGT.

– Khi có đầu vào là hoá đơn bán hàng thì không cần kê khai, nếu các hoá đơn đó hợp lý, hợp lệ, hợp pháp thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Ngoài ra để xem cách viết hóa đơn điều chỉnh, chuyển quyền sử dụng đất, khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, bán xe ô tô cũ , chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, hóa đơn hàng tặng không thu tiền cho khách lẻ, giảm giá hàng bán, biếu tặng, bán hàng trực tiếp, trả lại hàng đã mua, hóa đơn thanh lý tài sản, công trình xây dựng, hóa đơn dịch vụ sửa chữa, nhân công, hóa đơn hộ kinh doanh cá thể, cá nhân, hóa đơn chuyển nhượng quyền sử dụng đất, căn hộ chung cư….bạn có thể xem chi tiêt tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Cách xử lý hóa đơn thường và hóa đơn điện tử viết sai

Cách xử lý hóa đơn viết sai (hóa đơn thường)

Khi hóa đơn bị viết sai các thông tin như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng…theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26.

Thời điểm phát hiện  Cách xử lý
1. Viết sai hoá đơn nhưng chưa xé khỏi cuống – Gạch chéo các liên
– Xuất hóa đơn mới
2. Hoá đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách – Gạch chéo các liên
– Xuất hóa đơn mới
3. Hoá đơn viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai – Lập biên bản thu hồi hóa đơn
– Xuất hóa đơn mới thay thế
4. Hoá đơn viết sai đã giao cho khách nhưng đã kê khai – Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
– Xuất hóa đơn điều chỉnh
(ko phải hóa đơn mới)

 

Các trường hợp đã lập hóa đơn và có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh không cần lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập mà có các sai sót khác thì thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính

1.Viết sai hoá đơn nhưng chưa xé khỏi cuốn

Khi viết sai hoá đơn cho dù là sai tiêu thức nào (Sai ngày tháng, sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, sai tổng tiền ….) nhưng chưa xé khỏi cuống thì cũng xử lý bằng cách huỷ hoá đơn và thay thế hoá đơn mới:

Bước 1: Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: Lập lại hóa đơn mới thay thế cho hoá đơn bị gạch chéo là xong.

2, Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuốn:

Trường hợp chưa giao cho khách hàng và chưa kê khai xử lý như sau:

  1. Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai đó
  2. Kẹp lại vào quyển hóa đơn (Kế toán lưu ý phải lưu lại để sau này giải trình)
  3. Lập lại hóa đơn mới.

Trường hợp đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai xử lý như sau:

  • Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của sổ hóa đơn đã lập sau (Không phải lập biên bản hủy hóa đơn)
  • Lập lại hóa đơn mới. (Lập vào ngày hiện tại và hai bên dùng hóa đơn mới để kê khai thuế)

Chú ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hóa đơn lập sai đó (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)

3. Trường hợp đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế được xử lý như sau:

Cách xử lý áp dụng trong trường hợp dù là một bên hoặc cả hai bên đã kê khai.

Nếu lỗi sai trên hóa đơn không ảnh hưởng đến số tiền ( ví dụ như sai ngày tháng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính,…)

Xử lý như sau:

  • Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai theo Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
  • Người bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu,…

Kê khai thuế:

Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ hiện tại: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào ( Chỉ tiêu Doanh thu hoặc Giá trị hàng hóa mua vào và Thuế GTGT ghi bằng “0”).

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Nếu lỗi sai trên hóa đơn có ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế (ví dụ như lỗi sai về thuế suất, đơn giá, thành tiền,…)

Cách xử lý:

Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai theo Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ (Tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT,… tiền thuế GTGT cho hóa đơn số …, ký hiệu …

Chú ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

Khi kê khai:

Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.

Cách xử lý Hóa đơn điện tử khi có sai sót

– Theo Điều 9. Xử lý đối với đơn điện tử đã thiết lập thông tin tr 32/2011 / TT-BTC.

– Các công ty khác hướng dẫn xử lý từng trường hợp sai sót cụ thế.

Tổng quan về cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai

-Nếu chưa gửi cho khách hàng thì được hủy hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới

– Nếu chưa gửi hóa đơn điện tử cài đặt sai cho khách hàng và xác định xem: HĐĐT có sai sót mà kế hoạch khai báo hay chưa:

+ Nếu chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy bỏ => Xuất hóa đơn mới thay thế.

+ Nếu kê khai thuế: Lập biên bản chính => Xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót.

+ Riêng đối với sai trường công ty tên, địa chỉ nhưng thuế số mã đúng, thì chi cần thiết lập bản điều chỉnh.

Cách điều chỉnh, xử lý, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử in sai

1.Xử lý hóa đơn điện tử sai trong trường hợp: hóa dơn điện tử da lập sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Theo Công văn số 3441 / TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục về hóa đơn điện tử:

Trường hợp hóa đơn vị đã được thiết lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy bỏ hóa đơn tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới cho người mua.

Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước.

Lưu ý là trường hợp này bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn, cách xử lý này áp dụng cho tất cả các lỗi sai.

2.Xử lý hóa đơn điện tử viết sau trong trường hợp: hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua

2.1 Đối với hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, địa chỉ

Thực hiện theo điểm B khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/ TT – BTC, khi hóa đơn có sau sót về đúng địa chỉ người mua nhưng đúng MST thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, miễn xuất hóa đơn điều chỉnh.

Theo công văn số 11624/CT-TTHT ngày 14/10/2019 của Cục Thuế TP.HCM về hóa đơn thì quy định này áp dụng đồng thời với cả Hóa đơn điện tử.

=> Đối với các loại hóa đơn điện tử viết sai tên và địa chỉ thì 2 bên chỉ cân biên bản điều chỉnh hóa đơn là được.

2.2 Xử lý hóa đơn điện tử viết sai các chỉ tiêu còn lại trong các trường hợp cụ thể

Việc xử lý hóa đơn điện tử khi viết sai đã gửi cho người mua rồi thì phải  điều chỉnh bằng cách hủy bỏ rồi lập lại hóa đơn mới.

3. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua và chưa kê khai thuế thì xử lý như sau

Hủy hóa đơn điện tử viết sai rồi lập hóa đơn điện tử mới.

Bước 1: Bên bán và bên mua sẽ xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.

Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định để gửi lại cho người mua, lưu ý là hóa đơn được gửi lại phải ghi ” Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…,ký hiệu, gửi ngày tháng nam”.

Chú ý, các hóa đơn điện tử bị hủy phải được lưu trữ lại nhằm mục đích phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan chức năng và nhà nước có thẩm quyền.

Cách trên áp dụng cho hầu như tất cả các trường hợp lỗi, sai sót nhưng trừ lỗi sai tên công ty hoặc địa chỉ nhưng đúng MST).

3.1 Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra bị sai: Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính hoặc ngày tháng năm.

Đây là phần sai sót về nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên các bạn không thể điều chỉnh tăng hoặc giảm mà chỉ có thể điêu chỉnh về nội dung đúng.

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh nội dung đã ghi sai thành nội dung đúng.

3.2 Hoa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra lỗi sai về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng thanh toán.

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều tăng hoặc giảm và ghi rõ điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số lượng hàng hóa, giá bán thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…ký hiệu.

3.3 Hóa đơn điều chỉnh sai sót của hóa đơn điện tử vừa cần điều chỉnh tăng và giảm.

Chiếu theo công văn 13313/CT-TTHT ngày 11/11/2019 của cục thuế TP.HCM về hóa đơn điện tử thì thực hiện như sau:

 

cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

 

 

4. Cách lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn

Nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử

Ngược lại, nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải được lập bằng giấy và phải được ký trực tiếp.


Hy vọng qua thông tin bên trên chắc bạn đã biết được hóa đơn, hóa đơn điện tử là gì, có các loại hóa đơn nào, cách lập hóa đơn và xử lý hóa đơn khi viết sai. để tìm hiểu thêm các quy định, thông tư cũng như và các tin tức về kế toán các bạn có thể tham khảo tại ttax.vn