Hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục đăng ký & cách sử dụng hóa đơn điện tử

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, hóa đơn điện tử là một công cụ trợ giúp hữu ích cho mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng lại không dễ dàng nếu doanh nghiệp không hiểu rõ loại hình mới này. Trong bài viết dưới đây, Công ty Ttax sẽ giới thiệu đến bạn tất cả những vấn đề cơ bản nhất về hóa đơn điện tử để giúp bạn làm quen cũng như sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất.

Hoá đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

• • Hóa đơn điện tử là tổ hợp thông tin, dữ liệu về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa được tạo lập, phát hành, lưu trữ, quản lý bằng phương tiện điện tử.
  • Hóa đơn điện tử chỉ được thiết lập và xử lý trên hệ thống máy tính của cơ quan, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn được lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
  • Hóa đơn điện tử gồm có: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, hóa đơn khác (như là vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,….). Hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử được tạo lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc như: Liên tục xác định được số hóa đơn đúng theo nguyên tắc và trình tự thời gian; Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ vào khoản 2 điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng đủ điều kiện sau đây:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
• Địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin phải đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Đội ngũ người thực thi phải có đầy đủ kỹ năng, trình độ để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật.
• Có chữ ký điện tử theo quy định.
• Phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ phải kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo tại thời điểm lập hóa đơn, dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ  được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán.

Các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải phù hợp, đáp ứng được nhu cầu hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Khi hệ thống lưu trữ gặp sự cố thì phải đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị khác hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Cơ quan, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn điện tử trước khi đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng.

+ Hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn điện tử bao gồm:

• Mẫu đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử vào sử dụng
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ đến Cơ quan Thuế quản lý bằng 2 cách: Gửi văn bản giấy trực tiếp hoặc gửi bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị đúng.

+ Các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử:

Bước thứ nhất: Khởi tạo quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước khi đưa hoá đơn điện tử vào sử dụng, doanh nghiệp, tổ chức phải soạn thảo quyết định áp dụng hóa đơn điện tử để gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử.

 Bước thứ hai: Thiết lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi khởi tạo hoá đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức có hoạt động kinh tế phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi nó đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Khi lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

• Quyết định về việc sử dụng hóa đơn điện tử (Theo mẫu số 01 thuộc Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC);
• Thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử của công ty (Theo mẫu số 02 thuộc Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC);
• Hóa đơn mẫu (Doanh nghiệp tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi các nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử);

Bước thứ ba: Ký số cho hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp, tổ chức có hoạt động kinh tế cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi theo đúng định dạng gửi cho người mua đến Cơ quan Thuế theo đường điện tử.

Lưu ý trong quá trình gửi đến Cơ quan Thuế:

Doanh nghiệp gửi hồ sơ tới cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi trực tiếp tới Cơ quan Thuế. Căn cứ theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017 của Bộ Tài chính: Sau 2 ngày làm việc, nếu Cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thì doanh nghiệp mặc định được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.

Dịch vụ tư vấn thuế – quyết toán thuế tại Ttax

Hiện tại công ty Ttax đang cung cấp các dịch vụ quyết toán thuế, giúp quý khách hàng nhanh chóng giải quyết các vấn đề về mua hóa đơn, phát hành, in ấn, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn VAT, với nhiều năm kinh nghiệm Ttax sẽ mang đến cho quý khách những dịch vụ kế toán thuế tốt nhất chất lượng nhất.

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

+ Cách hủy hóa đơn điện tử

Nếu thông tin trên hóa đơn điện tử mua hàng bị viết sai thì công ty có thể lập lại hóa đơn khác và khách hàng có thể trả lại hàng đã mua sai trên hệ thống. Trong trường hợp này, công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu lại hóa đơn này như hóa đơn giấy, sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.

+ Cách xuất hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử. Sau khi tạo, lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ chuyển hóa đơn cho khách hàng là bên mua. Tương tự như hóa đơn giấy, quá trình xuất hóa đơn điện tử sẽ diễn ra ngay sau khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Các nội dung, thông tin được khởi tạo sẵn trên mẫu hóa đơn điện tử phải được điền theo đúng quy định của pháp luật.

Trong văn bản, chứng từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, ghi rõ họ tên và đóng dấu. Lưu ý thêm rằng: Doanh nghiệp chỉ xuất hóa đơn điện tử đối với hàng hóa đã được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã cấp Giấy chứng nhận ĐKKD.

Khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi đúng mức thuế được xuất theo quy định của Bộ tài chính. Để tránh trường hợp bị bắt nâng lên mức thuế cao hơn, doanh nghiệp cần chú ý đến từ ngữ và câu chữ khi thiết lập hóa đơn điện tử.

Những lưu ý trong quy trình xuất hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần chú ý việc xác định thời gian tạo lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Cụ thể như sau:

• Đối với bán hàng hóa, ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng, sở hữu hàng hóa cho bên mua.
• Đối với cung ứng dịch vụ, ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ, thì ngày lập hóa đơn chính là ngày thu tiền.
• Riêng với ngành xây dựng, lắp đặt, ngày lập hóa đơn là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình.
• Còn với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngày lập hóa đơn do chính người xuất khẩu tự xác định phù hợp thỏa thuận với người xuất khẩu và người nhập khẩu.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử

+ Nguyên tắc chuyển đổi hoá đơn điện tử

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trong trường hợp để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo đúng theo yêu cầu quy định và có chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật.

+ Những điều kiện để chuyển đổi hoá đơn điện tử

• Hoá đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hoá đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận là đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hoá đơn chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

+ Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Nếu các thông tin thể hiện trên hóa đơn điện tử đã chuyển đổi đảm bảo được độ chính xác so với những thông tin trên hóa đơn nguồn thì khi đó hoá đơn chuyển đổi mới có được giá trị pháp lý. Ngoài ra, hoá đơn điện tử đã chuyển đổi cũng cần phải đảm bảo có ký hiệu riêng thể hiện đã được chuyển đổi cũng như chữ ký, họ tên đầy đủ của người thực hiện việc chuyển đổi theo như quy định của pháp luật hiện hành.

+ Ký hiệu riêng của hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc. Ví dụ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”;
• Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi;
• Thời gian thực hiện chuyển đổi.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã xây dựng trang website để giúp doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn trực tuyến tại địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.  Cách tra cứu như sau:

Bước thứ nhất: Truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn;

Bước thứ hai: Chọn Thông tin hoá đơn /Tra cứu một hoá đơn:

• Các thông tin có gắn (*) bắt buộc phải điền;
• Sau đó nhấn chọn “Tìm kiếm” để tra cứu;
• Kiểm tra kết quả tra cứu.

Trên đây là các thông tin cơ bản liên quan đến hóa đơn điện tử, Công ty Ttax hy vọng các giúp bạn hiểu rõ hơn về loại công cụ này để biết cách sử dụng và quản lý hiệu quả hơn. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn, hãy liên hệ với Ttax để được tư vấn tốt nhất.