Con dấu công ty – những quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu công ty là vật dụng rất quen thuộc thường xuất hiện trên nhiều giấy tờ, chứng từ giao dịch của công ty cũng như các loại giấy tờ quan trọng khác. Nếu không được đóng dấu công ty thì nhiều văn bản sẽ không có hiệu lực hay giá trị pháp lý. Vậy con dấu công ty là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi sử dụng con dấu? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên.

Các loại con dấu công ty

Con dấu công ty có vai trò như một dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp nhằm phân biệt giữa công ty này với công ty khác. Hiện nay, có 2 loại con dấu cơ bản là con dấu pháp lý và con dấu không mang tính pháp lý.

+ Con dấu pháp lý: Theo các quy định được ban hành thì con dấu pháp lý là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu mang tính pháp nhân của doanh nghiệp. Con dấu này được phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước với kiểu dáng hình tròn kèm theo mực màu đỏ. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản và tài liệu do doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật.

+ Con dấu không mang tính pháp lý: Con dấu không mang tính pháp lý là các con dấu phát sinh giúp công việc được thuận tiện hơn. Loại con dấu này không do cơ quan nhà nước ban hành. Hiện nay, con dấu pháp lý có nhiều hình dạng khác nhau như hình tròn, hình vuông, hình chữ nhật, hình oval, hình elip và dạng chữ, với các màu cũng rất đa dạng như màu đỏ, màu xanh và các màu không phổ biến khác…

Con dấu không mang tính pháp lý bao gồm:

• Dấu chức danh, dấu tên.
• Dấu correct.
• Dấu phòng, ban.
• Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính.
• Dấu chữ nhật thông tin cửa hàng,…

Giá trị pháp lý của loại dấu tròn và loại dấu vuông

Con dấu tròn (hay còn gọi với tên con dấu hình tròn) là loại dấu thể hiện và khẳng định giá trị pháp lý của doanh nghiệp và do doanh nghiệp phát hành. Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thì việc sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và các văn bản hướng dẫn Luật này.

Cụ thể, tại Điều 6 Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định:

• Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu, trường hợp cần có thêm con dấu thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Bên cạnh đó, con dấu bổ sung thêm này phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu trước.
• Tất cả các con dấu doanh nghiệp bắt buộc phải có kiểu dáng tròn và sử dụng mực màu đỏ.
• Sau khi khắc con dấu xong thì doanh nghiệp phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an và thực hiện nộp phí theo quy định. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng con dấu khi đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Khi bắt đầu sử dụng con dấu, doanh nghiệp cần thông báo giới thiệu mẫu con dấu. Do vậy, chỉ con dấu tròn mới có giá trị pháp lý trong các hoạt động của doanh nghiệp.

Sau khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực (từ ngày 01/7/2015) và theo hướng dẫn của Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP thì:

• Doanh nghiệp có quyền tự do quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình. Nội dung con dấu phải thể hiện đầy đủ các thông tin quan trọng: Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp.
• Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu sẽ được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Theo đó, nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: Mẫu con dấu (hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu); Số lượng con dấu; Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
• Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể như hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác. Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Như vậy, con dấu công ty dù có là dấu tròn hay dấu vuông đều có giá trị pháp lý khi doanh nghiệp đó thông báo mẫu con dấu tới Phòng Đăng ký kinh doanh và công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu hình vuông còn có thể được ban hành để sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan Nhà nước.

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu công ty

Theo khoản 4 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 quy định thì việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều lệ của công ty. Bên cạnh đó, con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Hiện nay, Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu được ban hành ngày 01/7/2016 đã quy định về nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó, việc quản lý và sử dụng con dấu tuân thủ đúng Hiến pháp và pháp luật ban hành. Con dấu công ty quy định trong Nghị định này là hình tròn, mực dấu màu đỏ và yêu cầu doanh nghiệp chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu và phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Cách đóng dấu công ty

Có 3 cách đóng dấu công ty: Dấu đóng trên chữ ký, dấu treo và dấu giáp lai.

Cách đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là loại dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản, quyết định. Trong doanh nghiệp, người được đóng dấu trên chữ ký là giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền.

Những văn bản cần được đóng dấu chữ ký: Hợp đồng, quyết định, các loại công văn giấy tờ, thông báo, các loại giấy ủy quyền và giấy giới thiệu…

Cách đóng dấu chữ ký:

• Dấu chỉ được đóng sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Dấu đóng phải rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đỏ theo như quy định của pháp luật.
• Con dấu đóng bên trái, trùm lên trên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền, một phần dấu trùm lên phần chức danh và phần họ và tên.

Dấu đóng trên mép trái hoặc phải của văn bản được gọi là dấu giáp lai. Đối với trường hợp văn bản có từ 2 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai trên tất cả các trang. Việc đóng dấu giáp lai thể hiện sự liền mạch của văn bản và tránh trường hợp nội dung các trang trong văn bản bị thay đổi.

Cách đóng dấu giáp lai:

• Các trang tài liệu sắp xếp theo hình dẻ quạt, đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang.
• Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu.
• Con dấu không đè lên nội dung văn bản.

Cách đóng dấu treo

Dấu treo là dấu được đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản, quyết định nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn thanh toán.

Việc đóng dấu treo lên văn bản nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần của văn bản chính chứ không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó.

Xem thêm: dịch vụ thành lập công ty do Ttax cung cấp.

Câu hỏi thường gặp

+ Hộ kinh doanh có con dấu hay không?

Trả lời: Theo Khoản 1 của Điều 49 tại Nghị định số 43/2010/NĐ – CP của Chính Phủ quy định hộ kinh doanh là đơn vị không được quyền làm và sử dụng con dấu công ty. Hộ kinh doanh do một cá nhân là công nhân Việt Nam hoặc nhóm người hoặc hộ gia đình làm chủ thì chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm, sử dụng không quá mười lao động, không có con dấu và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh. Do vậy, nếu hộ kinh doanh nào muốn khắc con dấu riêng để sử dụng như dấu pháp nhân hoặc với mục đích ký hợp đồng, xuất hóa đơn thì sẽ là hành vi vi phạm pháp luật.

Còn căn cứ tại Điều 1 của Nghị định số 58/2001/NĐ – CP của Chính Phủ thì con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.

Như vậy, nếu hộ kinh doanh muốn thực hiện khắc con dấu riêng thì chỉ có thể sử dụng dấu vuông, dấu logo, dấu chữ ký, nhằm mục đích cung cấp thông tin và thay thế phần thông tin của hộ kinh doanh chứ không nên sử dụng như là một dấu pháp nhân theo quy định của Nhà nước. Nếu sử dụng con dấu với mục đích cung cấp thông tin trên thì hộ kinh doanh không phải trình báo và đăng ký sử dụng con dấu.

+ Con dấu vuông có giá trị pháp lý không?

Trả lời: Thực tế khi công ty đã đăng ký pháp lý cho con dấu tròn thì con dấu vuông sẽ không có giá trị về mặt pháp lý. Khi đó cơ quan công an cũng không quản lý loại dấu này và doanh nghiệp có thể sử dụng mà không cần làm đăng ký. Tuy nhiên nếu muốn sử dụng con dấu vuông có tính pháp lý thì doanh nghiệp có thể mang đến cơ quan công an và các cơ quan có thẩm quyền để xác nhận. Lúc này con dấu vuông sẽ có chức năng pháp lý như dấu tròn. Thông thường các hộ kinh doanh nhỏ, các cửa hàng… sử dụng loại dấu này như con dấu cá nhân để thay thế phần thông tin của hộ kinh doanh.

Trên đây là các thông tin quan trong liên quan đến con dấu công ty, Ttax hy vọng đã cung cấp những thông tin hữu ích để bạn nắm vững và thực hiện đăng ký, quản lý cũng như sử dụng con dấu trong doanh nghiệp theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.

Xem thêm: dịch vụ kế toán trọn gói do Ttax cung cấp.

Trọng Trần