Mục lục

1. Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi (hoặc lệnh chi) là phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng nhà nước Việt Nam quy định thông qua tổ chức cung dịch vụ thanh toán. Phiếu này được gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu, trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng có thể trong cùng hoặc khác hệ thống ngân hàng.

Ủy nhiệm chi phải do Khách hàng lập, ký và chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng.

Lý do phải có phiếu ủy nhiệm chi vì: Ngân hàng không được tự động trích tiền từ tài khoản của khách hàng trừ trường hợp đã có thỏa thuận trước bằng văn bản.

Từ khái niệm trên, ta có thể hiểu như sau:

Ủy nhiệm chi là sự ủy quyền của người có nghĩa vụ thanh toán cho ngân hàng. Hình thức của ủy quyền theo mẫu in sẵn của ngân hàng. Người có nghĩa vụ thanh toán điền và ký vào ủy quyền này;
Người được ủy quyền chính là ngân hàng. Dưới góc độ pháp luật ngân hàng thì việc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lệnh chi cho khách hàng chính là hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng có thu phí;
Nội dung công việc ủy quyền là trích tiền từ tài khoản của người có nghĩa vụ thanh toán để trả cho người thụ hưởng số tiền ghi trên lệnh chi đó.

Vd: Công Ty A mua hàng của Công Ty B theo hình thức chuyển khoản. Đại diện công ty sẽ đến ngân hàng nơi công ty A mở tài khoản lập ủy nhiệm chi nhờ ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để thanh toán cho công ty B.

1.1 Ưu điểm ủy nhiệm chi

Thanh toán nhanh chóng, không cần kiểm đếm một lượng tiền mặt lớn.
Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi diễn ra tuyệt đối an toàn và ít có sơ sót xảy ra.

1.2 Các quy định bắt buộc

Các công ty thường phải sử dụng ủy nhiệm chi vì theo thông tư của Bộ Tài Chính số 129/2008/TT-BTC và 78/2014/TT-BTC quy định việc thanh toán không dùng tiền mặt cho các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, hoặc tổng các hóa đơn trong cùng 1 ngày có giá trị từ 20 triệu trở lên (của cùng 1 người bán hàng), mới được khấu trừ thuế GTGT và chi phí được trừ (chi phí hợp lệ) khi xác định thuế TNDN.

1.3 Các thông tin bắt buộc trên ủy nhiệm chi

Một giấy ủy nhiệm chi hợp lệ thường sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi, số seri là yếu tố bắt buộc đầu tiên.
Tiếp đến là phần họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền.
Chắc chắn sẽ không thể thiếu tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
Tiếp theo là họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng.
Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
Số tiền thanh toán bằng chữ và số.
Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi.
Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền.
Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.

1.4 Lưu ý khi tiến hành giao dịch bằng ủy nhiệm chi

– Ủy nhiệm chi chỉ hợp lệ khi: số tiền ghi trên ủy nhiệm chi không được vượt quá số dư tài khoản thanh toán. Tuy các thông tin bắt buộc trên ủy nhiệm chi khác nhau, nhưng mỗi ngân hàng thiết kế mẫu ủy nhiệm chi riêng, nên bạn cần phải sử dụng đúng mẫu ủy nhiệm chi mỗi của mỗi ngân hàng.

1.5 Quy trình tiếp nhận và thanh toán ủy nhiệm chi của ngân hàng

a) Lập, giao nhận ủy nhiệm chi

Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng. N

b) Kiểm soát ủy nhiệm chi

Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, cụ thể:

– Đối với chứng từ giấy: Chứng từ phải được kiểm soát đầy đủ, chặt chẽ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, trong đó: Chứng từ phải lập đúng mẫu, đủ số liên để hạch toán và lưu trữ. Chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên, có đủ chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên. Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

– Đối với chứng từ điện tử: Ngân hàng phải kiểm soát nội dung chứng từ, thông tin kỹ thuật (chữ ký điện tử, tính hợp lệ của bên khởi tạo dữ liệu, loại, khuôn dạng dữ liệu, mã chứng từ,…) theo đúng quy định về chứng từ điện tử.

– Ngân hàng phải kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền.

Nếu ủy nhiệm chi không hợp pháp, hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.

c) Xử lý chứng từ và hạch toán

– Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền:

Sau khi kiểm soát, nếu ủy nhiệm chi hợp pháp, hợp lệ và được đảm bảo khả năng thanh toán thì xử lý:

+ Nếu bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng thì chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.

+ Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.

– Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:

Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý:

+ Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng.

+ Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Khi nhận được trả lời tra soát, trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

+ Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

– Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng:

Khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng. Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt xử lý như sau:

+ Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền khách hàng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp khác (sau đây gọi chung là giấy tờ tùy thân). Trong trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu bên thụ hưởng là tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài việc xuất trình giấy tờ tùy thân, còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức đó.

+ Tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

d) Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật.